Cara Menulis Kebijakan Pengembalian yang Baik

Ketika sebagian besar bisnis menulis kebijakan pengembalian, mereka tidak terlalu memikirkan prosesnya. Faktanya, banyak bisnis yang hanya menyalin dan menempelkan kebijakan pengembalian dari bisnis atau brand lain yang sudah populer kemudian menambahkannya pada situs mereka. Anda bisa saja melakukan hal ini tapi menulis kebijakan pengembalian yang baik tidak hanya soal menyalin kebijakan bisnis lain saja, melainkan Anda benar-benar mengetahui dengan pasti kebijakan pengembalian apa yang akan Anda gunakan dan bagaimana cara menerapkannya. Menulis kebijakan pengembalian sebenarnya tidak sulit tapi harus dipikirkan baik-baik.

Apa itu kebijakan pengembalian?

Kebijakan pengembalian adalah dokumen yang menjelaskan secara rinci, proses dan persyaratan yang harus diketahui dalam pengembalian barang. Proses penulisan kebijakan pengembalian juga mencakup apa yang diharapkan pelanggan, dan bagaimana mereka harus memulai pengembalian.

Kebijakan pengembalian dapat membantu melindungi bisnis Anda dari pengembalian yang tidak layak dan refund atau pengembalian dana yang dapat menyebabkan kerugian finansial bagi bisnis Anda. Kebijakan pengembalian yang bagus tentunya harus diseimbangkan untuk memastikan bisnis Anda tidak terlalu dirugikan oleh proses pengembalian sekaligus menjaga pelanggan Anda tetap merasa puas dan senang..

Menuliskan Kebijakan Pelanggan dengan Menjawab Pertanyaan Pelanggan

Untuk menciptakan pengalaman pengembalian barang yang mengesankan, Anda harus tahu apa yang dipikirkan oleh pelanggan Anda. Setidaknya terdapat lima pertanyaan yang kemungkinan besar dimiliki pelanggan tentang proses pengembalian yang harus mereka lakukan. Berikut pertanyaan yang biasa dipikirkan oleh pelanggan yang akan bisa menjadi pertimbangan Anda saat menuliskan kebijakan pengembalian.

Berapa banyak waktu yang saya miliki?

Satu hal yang akan selalu dicari pelanggan dalam kebijakan pengembalian Anda adalah batas waktu pengembalian Anda. Mereka tidak hanya ingin tahu berapa banyak waktu yang mereka miliki untuk membuat keputusan apakah mereka akan membeli produk Anda, tetapi pelanggan juga akan melihatnya sebagai acuan fleksibilitas toko Anda. Untuk itu pastikan Anda menuliskan batas atau tenggat waktu pengembalian dengan jelas dalam kebijakan pengembalian Anda. Batas waktu pengembalian yang lebih lama juga dapat digunakan sebagai aset pemasaran dan bisa menurunkan tingkat pengembalian barang.

Bagaimana saya harus memulai proses pengembalian?

Beberapa kebijakan pengembalian tidak benar-benar menjelaskan bagaimana cara mengembalikan produk dari awal. Hal ini biasanya terjadi karena Anda tidak menjelaskan dengan gamblang dan informasi tersebut mungkin saja tersembunyi di halaman lain website Anda.

Cara termudah untuk mengkomunikasikan ini adalah dengan memiliki CTA yang jelas dan kuat. Jangan biarkan pelanggan Anda menebak-nebak bagaimana cara mulai proses retur. Untuk menghindari masalah ini, Anda dapat memasang menu atau tombol pusat pengembalian dimana pelanggan akan diarahkan secara otomatis ke portal pengembalian untuk memulai proses retur. Hal ini bisa membantu Anda memberikan pengalaman pengembalian yang lebih mudah, sehingga pelanggan bisa datang kembali ke situs Anda untuk berbelanja.

Berapa lama waktu yang dibutuhkan?

Pelanggan tentu akan merasa cemas jika mereka mengirimkan barang yang dikembalikan dan tidak mendengar kabar terbaru dari Anda selama berminggu-minggu. Mereka bisa saja bertanya-tanya apakah barang tersebut berhasil kembali ke gudang Anda? Atau kapan mereka akan mendapatkan pengembalian dana atau pertukaran barang? Dengan memberikan penjelasan detail tentang waktu respon Anda, pelanggan akan merasa lebih tenang dan yakin.

Saat Anda menyertakan informasi ini dalam kebijakan Anda, sertakan berapa lama waktu pemrosesan untuk pertukaran dan pengembalian yang Anda butuhkan. Pastikan Anda menuliskannya dengan tepat misalnya pengembalian akan diproses selama 1 hingga 3 hari kerja setelah barang diterima. Jika mereka menerima tukar barang atau uang mereka lebih cepat dari waktu yang Anda ditentukan, tentunya akan lebih bagus.

Berapa Biaya yang Harus Saya Bayarkan?

Salah satu hal terburuk yang dapat Anda lakukan dalam kebijakan pengembalian Anda adalah menyertakan biaya pengiriman yang tidak dituliskan dengan jelas atau tersembunyi. Jika Anda membebankan biaya kirim maka Anda harus menuliskannya dengan jelas dan terbuka tentang kebijakan biaya pengembalian yang Anda terapkan.

Pengembalian gratis atau free return adalah cara yang bagus untuk mengurangi risiko kehilangan pelanggan sekaligus memberikan pengalaman pengembalian yang lebih baik untuk mereka. Faktanya berdasarkan riset, 62% pembeli akan berbelanja lagi dari brand atau bisnis yang menawarkan pengembalian gratis. Jika Anda menawarkan pengembalian gratis, pertimbangkan untuk menjadikannya highlight atau sorotan di seluruh halaman situs Anda.

Apakah Ada Barang yang Tidak Bisa Saya Kembalikan?

Dalam hal kelayakan pengembalian, ada dua hal yang harus diperhatikan oleh kebijakan pengembalian Anda.

Kondisi barang. Sebagian besar brand atau toko tidak akan menerima pengembalian barang yang telah dipakai atau digunakan. Tetapi definisi "dipakai" bisa subjektif, jadi pastikan untuk mendefinisikan dengan jelas apa arti dipakai dalam kebijakan pengembalian. Jenis barang. Anda mungkin saja menjual barang yang tidak mungkin dikembalikan contohnya seperti pakaian dalam, aksesoris, barang diskon atau barang lain yang tak sepatutnya dikembalikan setelah dicoba. Jangan lupa untuk menuliskannya dalam kebijakan pengembalian Anda.

Tips Membuat Kebijakan Pengembalian

Selain menjawab kelima pertanyaan tersebut, Anda bisa menggunakan beberapa tips berikut ini untuk membantu Anda menuliskan kebijakan pengembalian yang baik.

Tulis Kebijakan secara Sederhana.

Ini berlaku untuk semua hal, mulai dari bahasa yang Anda gunakan hingga cara Anda memformat teks hingga meletakkan kebijakan itu sendiri dalam website Anda. Ingat, Anda sedang berbicara dengan pelanggan jadi pastikan semuanya sederhana dan mudah dimengerti oleh pelanggan.

Sertakan Daftar Persyaratan Pengembalian

Jika Anda memiliki persyaratan yang harus dipenuhi sebelum pengembalian dapat diproses, Anda juga harus menuliskannya untuk memberitahu pelanggan Anda sebelum mengembalikan barang yang dipesan.

Misalnya, Anda mungkin ingin menetapkan bahwa semua pengembalian harus dikirim dalam keadaan belum dibuka dan/atau dalam kemasan aslinya. Anda juga harus memberi tahu pelanggan jika mereka memerlukan nomor otorisasi, alamat pengiriman, tanda terima pembelian, dll. Apa pun kondisi yang Anda butuhkan, sebutkan dengan jelas agar pelanggan bisa melihat dan memahaminya.

Posisikan Diri Anda Sebagai Pelanggan

Saat Anda memikirkan dan berusaha menjelaskan kebijakan pengembalian Anda, pikirkan tentang nilai apa yang dapat ditambahkan pada brand atau bisnis Anda. Misalnya jika Anda ingin menggunakan kebijakan pengembalian Anda sebagai aset pemasaran yang kuat dan meningkatkan penjualan. Jika demikian, Anda tentu harus menuliskan kebijakan tersebut dengan seksama dan mempertimbangkan aspek pemasaran.

Pertimbangkan Nilai Tambah untuk Merek Anda.

Ketika Anda berpikir tentang dan mencoba untuk menjelaskan kebijakan pengembalian Anda, berpikir tentang apa nilai itu dapat menambah merek atau bisnis Anda. Misalnya jika Anda ingin menggunakan kebijakan pengembalian Anda sebagai aset pemasaran yang kuat dan meningkatkan penjualan. Jika demikian, Anda tentu saja harus menuliskan kebijakan dengan hati-hati dan mempertimbangkan aspek pemasaran.

Selain menuliskan kebijakan pengembalian yang menguntungkan dua belah pihak yakni Anda dan pembeli, Anda juga bisa menggunakan software atau layanan yang dapat membantu proses pengembalian menjadi lebih mudah seperti ReturnKey. ReturnKey memastikan pelanggan mengetahui kebijakan pengembalian dengan baik dan membuat prosesnya lebih mulus tanpa banyak hambatan. Dengan begitu, bisnis Anda bisa memperoleh lebih banyak keuntungan dan berkembang lebih pesat.

‍

‍

‍

‍