Pentingnya Email Pengembalian Sebagai Respon Retur Pelanggan

Seorang pelanggan sudah mengikuti proses pengembalian dan selesai mengirimkan barang yang ingin mereka kembalikan. Lantas, apa yang harus mereka lakukan selanjutnya? Banyak pelanggan yang seringkali merasa frustasi di tahap ini karena pemilik bisnis tidak segera memberi respon lewat email atau notifikasi lainnya. Itulah mengapa Anda harus memprioritaskan email pengembalian sebagai salah satu cara untuk membagikan update tentang pengembalian yang pelanggan lakukan. Dengan begitu pelanggan Anda akan merasa yakin bahwa mereka sudah mengembalikan barang sesuai instruksi dan hanya tinggal menunggu anda menukar barang atau mengembalikan dana mereka.

Apakah Itu Return Email?

Mungkin Anda bertanya-tanya apakah itu return email atau email pengembalian? Sesuai namanya, Return Email adalah email yang Anda kirim setelah pelanggan melakukan pengembalian dan email ini juga termasuk bagian dari post-purchase email.. Email ini akan secara otomatis terkirim setelah pelanggan mengkonfirmasi pengembalian. Email tersebut juga dapat memberikan informasi penting kepada pelanggan Anda tentang pengembalian termasuk detail kapan produk yang dikembalikan diterima oleh gudang dan apakah pengembalian yang mereka lakukan memenuhi syarat. . Anda juga dapat menggunakan email tersebut untuk memberitahu pelanggan lebih banyak tentang produk dan layanan yang Anda berikan.

Mengapa Mengirimkan Update Email Pengembalian Sangat Penting?

Anda mungkin bertanya-tanya mengapa Anda perlu melakukan upaya ekstra dengan melakukan kontak seperti mengirimkan email update pengembalian. Perlu Anda ketahui bahwa pelanggan yang sudah mengembalikan barang tentu ingin mendapatkan kabar dari Anda sebelum mereka mendapatkan ganti atau penukaran barang atau pengembalian dana sesuai harapan mereka.
Anda mungkin juga merasa khawatir jika pelanggan menukar atau meminta dana pengembalian dari Anda maka mereka tidak akan berbelanja dari toko Anda lagi, bukan? Sepertinya mulai sekarang, anda tidak perlu mengkhawatirkan soal kehilangan pelanggan setelah melakukan proses pengembalian.
Faktanya, 17,8% pelanggan yang menerima pengembalian dana akan kembali membeli di suatu toko dibandingkan mereka yang tidak mendapatkan pengembalian. Selain itu, pengembalian juga tidak hanya menghasilkan lebih banyak pelanggan yang kembali berbelanja di toko Anda atau repeat order tetapi juga mempersingkat jarak atau waktu belanja mereka dari satu pesanan ke pesanan lainnya.
Oleh sebab itu, jangan sampai Anda mengabaikan email ini setelah pelanggan melakukan pengiriman barang yang akan dikembalikan karena pelanggan akan merasa khawatir setelahnya.

Kapan Anda Harus Mengirimkan Email Pengembalian?

‍
Mungkin Anda bertanya-tanya kapan Anda harus mulai mengirim email yang berisi update pengembalian. Jika Anda masih merasa bingung tentang hal ini, Anda bisa cek tiga kondisi dimana Anda bisa mengirimkan email pengembalian pada pelanggan.

Ketika barang yang dikembalikan sedang dalam perjalanan

Saat pelanggan mengirimkan barang yang dikembalikan kepada kurir, disitulah kekhawatiran pelanggan akan dimulai. Paket yang mereka kirimkan tentu berisi nilai tertentu yang diharapkan pelanggan untuk dikembalikan tak peduli apakah itu pertukaran barang atau pengembalian uang. Hanya saja, setelah mengirimkan barang yang dikembalikan pada kurir, semua prosesnya kini tak lagi ditangan mereka dan semuanya bergantung pada jasa pengiriman. Untuk mengurangi kecemasan ini, bagikan pembaruan atau email berisi update segera setelah paket dipindai oleh operator kurir yang bekerja sama dengan bisnis Anda. Ketika mereka menerima email ini, mereka tentu akan merasa lega dan yakin bahwa paket mereka sedang dalam perjalanan kembali kepada Anda.
Terkadang pelanggan akan mendapatkan email ini sesaat setelah mereka mengirimkan barang yang dikembalikan. Dengan begitu, mereka bisa tahu bahwa mereka sudah melakukan proses pengembalian dengan benar.

Ketika Barang yang Dikembalikan Telah Diterima oleh Gudang

Setelah beberapa hari, pelanggan Anda mungkin akan merasa cemas saat menunggu dan bertanya-tanya apakah barang yang mereka kembalikan telah berhasil dikembalikan. Bagaimana jika hilang dalam pengiriman? Bagaimana jika paket rusak dalam perjalanan? Ini adalah pertanyaan yang sering dipikirkan oleh pelanggan dan membuat mereka cemas.
Alih-alih membuat pelanggan Anda cemas dan bertanya-tanya, Anda bisa mengirimkan email pengembalian kepada mereka saat paket pengembalian tiba di gudang. Ini sangat penting jika pertukaran atau pengembalian uang mereka tergantung sepenuhnya pada pemeriksaan barang yang Anda atau tim Anda lakukan.

Ketika Anda secara proaktif memberitahu pelanggan bahwa barang yang mereka kembalikan diterima dengan baik, hal itu akan membangun kepercayaan pada toko atau brand Anda karena dengan mengirimkan update, Anda menunjukkan kepedulian kepada pelanggan dan membuat mereka merasa lebih tenang. Dengan begitu, proses pengembalian bisa meningkatkan kemungkinan pelanggan mendapatkan pengalaman pengembalian yang positif dan bukan tidak mungkin mereka akan kembali membeli di toko Anda di waktu yang akan datang.

Ketika Pengembalian Dana Telah Dilakukan atau Item Pertukaran Telah Dikirim

Setelah barang pengembalian diterima dan memenuhi syarat maka selanjutnya pelanggan akan bertanya tanya kapan mereka akan mendapatkan dana pengembalian atau barang yang ditukar? Untuk menghindari kebingungan ini Anda bisa menghubungi pelanggan segera setelah pengembalian dana mereka dicairkan atau barang penukaran mereka telah dikirim.
Dengan mengirimkan email pengembalian yang mencakup update ini, Anda akan mendapatkan peluang yang bagus untuk membuat pelanggan mau berbelanja kembali dan memberikan pengalaman yang menyenangkan bagi pelanggan setelah melakukan proses pengembalian.

Jangan Lupa Untuk Mengirim Email Pengembalian Kepada Pelanggan

Jangan biarkan pelanggan Anda tidak mengetahui apa-apa tentang proses pengembalian mereka. Dengan mengirimkan email pada tiga waktu atau kondisi tersebut ke dalam proses pengembalian Anda, Anda bisa memberikan pelanggan Anda pengalaman pengembalian yang jauh lebih transparan, mulus, dan bebas dari rasa khawatir.

Dalam banyak kasus, Anda mungkin mendapatkan pelanggan yang meminta pengembalian dana, tapi jika Anda memiliki strategi pengembalian yang baik maka Anda bisa menawarkan opsi pengembalian lain seperti pertukaran barang atau kredit toko sebagai solusi sehingga Anda tetap akan mendapatkan pendapatan meski pelanggan mengajukan pengembalian.

Anda juga bisa meminta feedback dari pelanggan tentang proses pengembalian yang mereka lakukan sehingga Anda bisa mengetahui apakah pelanggan merasa puas dengan pelayanan yang Anda berikan. Jika feedback pelanggan kurang baik, Anda bisa mengetahui kelemahan dalam sistem pengembalian Anda dan segera memperbaikinya..

Dengan menggunakan software seperti ReturnKey, Anda akan dengan mudah membangun hubungan yang lebih kuat dengan pelanggan Anda dan menambah nilai pada setiap tahap pengalaman berbelanja Anda. Anda juga bisa mengirimkan email update kepada pelanggan sesuai dengan tahap pengembalian yang sedang berlangsung dan tentunya tanpa perlu memakan waktu yang lama. Anda bisa mengirimkan email secara otomatis dengan bantuan software atau perangkat lunak seperti ReturnKey agar Anda bisa menghemat waktu dan membuat semuanya menjadi lebih mudah.

‍

‍

‍