Kerugian Manajemen Pengembalian secara Manual

Dalam dunia e-commerce saat ini, teknologi memainkan peranan yang sangat besar di segala aspek. Mau tak mau semua pelaku bisnis harus mempertimbangkan pengelolaan bisnis secara digital termasuk dalam mengelola proses retur atau pengembalian barang. Pengelolaan proses retur secara manual ternyata bisa menghambat bisnis Anda dan membuat semuanya menjadi lebih rumit. Untuk lebih jelasnya, Anda bisa mempertimbangkan beberapa kerugian yang bisa terjadi jika Anda menerapkan manajemen pengembalian barang secara manual berikut ini!

Dikotomi Manajemen Pengembalian E-commerce

Jika Anda bisa mengamati, saat ini terdapat perbedaan yang besar atau kontras antara pelaku e-commerce besar seperti Amazon, Alibaba, atau bahkan marketplace besar di Indonesia seperti Shopee, Tokopedia, Lazada dan yang lainnya. Dalam beberapa aspek, perbedaan tersebut bisa dilihat dari segi manajemen pengembalian barang atau retur.

Raksasa atau pelaku industri online besar tentunya memiliki tim yang didedikasikan untuk mengelola pengembalian produk, bukan hanya tim yang mengatur barang di gudang saja. Banyak dari mereka mengembangkan perangkat lunak untuk mengoptimalkan proses pengembalian untuk memulihkan nilai maksimum dari setiap item yang kembali. Bisa dibilang proses pengembalian produk adalah masalah kompleks yang membutuhkan solusi canggih dan anda tidak bisa main-main soal urusan yang satu ini.

Tetapi tidak semua pemilik bisnis mampu mendedikasikan biaya yang besar untuk membuat manajemen pengembalian otomatis. Pemilik bisnis kecil yang baru dan berkembang tentu harus berjuang untuk dapat mengelola pengembalian barang dengan baik. Operasi manajemen pengembalian manual bisa menjadi mahal dan tidak efisien serta bisa memberikan pengalaman yang kurang memuaskan bagi pelanggan.

Kekurangan Proses Pengembalian Manual

Jika pelanggan membeli produk Anda maka mereka juga bisa mengembalikannya dikarenakan suatu hal. Sebagian besar pembeli atau 30% hingga 50% pembeli dipastikan memiliki pengalaman pengembalian produk sepanjang waktu mereka berbelanja. Tanpa sistem pengembalian yang efektif, sebagian besar pembeli tersebut bisa jadi tidak merasa puas dengan sistem atau metode maupun kebijakan pengembalian Anda sehingga mereka tidak lagi mau berbelanja di toko Anda. Pembeli di jaman modern seperti saat ini lebih banyak menuntut daripada sebelumnya. Proses pengembalian yang mulus adalah satu hal yang penting untuk menciptakan pengalaman pelanggan yang memuaskan.

Alur proses pengembalian manual sering kali merupakan kasus prosedur yang tertutup dan memiliki komunikasi yang terhambat.

Alur Pengembalian Manual

Biasanya, proses pengembalian dimulai dengan pelanggan yang akan menghubungi alamat email atau nomor telepon yang tercantum pada situs web. Setelah serangkaian komunikasi, pemilik bisnis atau penjual biasanya akan menginstruksikan pelanggan untuk mengirim produk kembali. Seperti yang diketahui bahwa pemilik bisnis atau penjual tentu harus bisa menerapkan kebijakan pengembalian mereka dengan sangat baik’

Tanpa alur kerja yang canggih, proses pengembalian bisa menjadi tugas yang cukup memakan waktu bagi layanan pelanggan terutama untuk mengkonfirmasi apakah produk yang akan dikembalikan oleh pelanggan tersebut memenuhi kriteria untuk pengembalian. Hal ini juga bisa menimbulkan kebimbangan bagi Anda untuk menerapkan kebijakan pengembalian sekaligus menjaga kepuasan pelanggan.

Dalam sistem pengembalian manual, Anda tentu harus memberitahukan kepada pelanggan Anda sendiri jika produk tidak memenuhi syarat pengembalian dan bisa jadi informasi tersebut akan membuat pelanggan kecewa dan meminta agar Anda melonggarkan kebijakan. Masalah ini sebenarnya bisa diatasi jika Anda menggunakan manajemen pengembalian yang otomatis dan bukannya manual.

Setelah barang tiba di toko penjual, anggota tim gudang akan menerima produk dan mencatat kedatangannya dalam suatu dokumen. Dari sana, perwakilan layanan pelanggan akan mengkonfirmasi bahwa item tersebut bisa ditukar atau tidak dan jika iya, maka petugas atau staf akan mengirimkan berita pada pelanggan melalui email dan mengirimkan tiket pengembalian.

Sementara itu, tim gudang harus mengarahkan item atau produk ke tujuan berikutnya – apakah barang tersebut akan dikembalikan pada inventaris toko, dijual ke tempat lain, atau membuangnya.

Seluruh proses pengembalian manual biasanya tidak memiliki integrasi antar komponen. Penjual juga akan kesulitan melacak pesanan yang dilakukan oleh pelanggan yang mengembalikan barang tersebut. Akibatnya adalah proses pengembalian berlangsung tidak efisien. Untuk beberapa penjual, diperlukan waktu hampir dua minggu untuk memproses pengembalian sepenuhnya. Tetapi dengan menggunakan software pengembalian yang tepat seperti ReturnKey, mereka bisa memproses pengembalian dalam hitungan menit.

Selain itu, sistem pengembalian manual juga akan menyulitkan pelanggan untuk mengembalikan barang yang mereka pesan dan mengetahui apakah barang tersebut bisa dikembalikan atau tidak.

Dengan menggunakan Returnkey, pembeli dapat melakukan pengembalian sendiri dengan mudah dan penjual tidak perlu repot mengecek email, menanggapi maupun mengirimkan tiket pengembalian barang pada pelanggan.

Proses Pengembalian Manual yang Merepotkan

Proses pengembalian manual sebenarnya tidak ideal untuk penjual atau pemilik bisnis kecil, meskipun bisa saja berjalan sukses untuk sementara waktu. Namun, saat Anda menghadapi sebuah masalah pasti Anda akan kembali berpikir untuk menerapkan sistem pengembalian manual.

Seiring pertumbuhan bisnis Anda, Anda tentunya mengharapkan penurunan tingkat pengembalian produk atau peningkatan layanan dalam proses retur. Sistem pengembalian atau retur manual bisa jadi akan sangat merepotkan dan merugikan Anda di masa depan. Bukan tidak mungkin Anda harus mengeluarkan lebih banyak biaya operasional saat menerapkan proses pengembalian secara manual.

Saat Anda lebih memprioritaskan layanan pelanggan dengan melakukan kontak antara Anda dan pembeli secara lambat melalui email, maka proses pengembalian akan sangat memakan waktu. Untuk itulah mengapa Anda harus beralih menggunakan perangkat lunak manajemen pengembalian sejalan dengan berkembangnya bisnis Anda.

Penggunaan Perangkat Lunak dalam Proses Pengembalian

Kabar baiknya adalah bahwa saat ini Anda bisa menggunakan solusi seperti ReturnKey yang menyediakan proses pengembalian barang secara otomatis. Anda tidak perlu repot lagi mengurus pengembalian produk secara manual dan menghubungi pelanggan melalui email, mengecek barang dan melakukan pekerjaan lainnya yang menguras waktu. Anda bisa mendapatkan lebih banyak waktu untuk mengembangkan bisnis Anda terlepas dari proses pengembalian yang harus Anda kelola.

Investasi dalam otomatisasi pengembalian e-niaga adalah investasi dalam bisnis Anda yang nantinya bisa sangat menguntungkan. Tidak dapat dipungkiri, dengan menggunakan perangkat lunak pengembalian barang atau retur, Anda bisa mendapatkan lebih banyak pelanggan erta meningkatkan penjualan dalam bisnis Anda asalkan Anda bisa memberikan layanan dengan baik pada pelanggan. Returnkey bisa membantu bisnis Anda dalam pengembalian barang dan mengurangi beban bisnis Anda sehingga Anda bisa meminimalisir jumlah kerugian yang didapatkan akibat proses retur tersebut.

Dengan kata lain, ReturnKey tidak hanya akan membantu Anda dalam proses pengembalian barang tetapi juga membantu Anda memberikan pengalaman yang berharga bagi pelanggan sekaligus meningkatkan keuntungan dalam bisnis Anda. Jadi, Anda tidak perlu ragu untuk menggunakan perangkat ini karena Anda bisa mendapatkan banyak kelebihan dibandingkan hanya mengandalkan pengembalian barang secara manual.

‍

‍